Pasos para mantener tu oficina en orden
¿El desorden que tienes en tu oficina a provocado que no te puedas concentrar en tu trabajo?¿Pierdes tiempo en tratar de localizar un documento que requieres de ya?
De acuerdo a información de Metros Cúbicos el no contar con una oficina limpia y ordenada genera entre otras cosas estrés, falta de concentración y pérdida de tiempo.
No importa que trabajes en una oficina, o que tengas un negocio propio que manejas desde tu casa, tener limpio y ordenado tu espacio de trabajo es más sencillo de lo que crees y te traerá muchos beneficios en tu productividad y creatividad.
Contar con todo a la mano y en ordenado posible te brindará trabajar sin contratiempos. Sigue estos prácticos consejos que el www.mauriciogastelumhernandez.
1. El escritorio
Si tu sitio de trabajo es reducido porque compartes oficina con otros compañeros, ordenar y mantener limpio es todavía más relevante.
En lo que respecta al escritorio, debe estar lo más amplio y cómodo posible para laborar. Si cuentas con la posibilidad de elegir el tipo de escritorio, utiliza uno en forma de L o U, debido a que estos permiten crear zonas de trabajo, como la zona de la computadora, la zona de la recepción de documentos, la zona creativa, la zona de escribir, la zona de lectura, entre otras.
El objetivo es lograr contar con el espacio de trabajo suficiente para poder trabajar y desempeñar las labores que te corresponden en un área que cuente con la iluminación adecuada.
2. Los documentos
Es necesario que cuentes con un archivero junto a tu escritorio, ya que te permitirá que no te dé flojera levantarte a archivar cuando hayas concluido de usar un documento y evitaras que estos se vayan apilando uno sobre otro en y tu escritorio y te quiten espacio.
3. Mantén tu área de trabajo despejada
Cuando se tiene más espacio libre y menos distractores, mejor te sentirás y tu trabajo y productividad serán beneficiados. Coloca sobre tu escritorio lo mínimo indispensable: tu computadora, una pluma, un lápiz, una bandeja de entrado y lo más importante: un sistema de sección para los documentos.
Lo anterior se logra con un portacarpetas vertical que se puede encontrar en cualquier papelería especializada en oficinas. En ella coloca cuatro carpetas con las siguientes leyendas: por hacer, por leer, por archivar, proyectos. Asegúrate de tener a la mano un basurero, una caja en donde colocar el papel para reciclar y una trituradora.
Al contar con este elementos inicia la magia de la organización. Cada vez que recibas un documento o papel, utiliza tus carpetas de acción y colócalo en donde corresponde. Revisa tus carpetas diariamente de tal forma que realices las tareas que tienes que hacer con los documentos del carpeta "Por hacer" y leas los documentos que tienes en l carpeta "Por leer".
Cada semana, revisa las carpetas de los documentos "Por archivar" y pásalos a donde corresponde dentro de tu archivero.
Si el volumen de documentos que tienes en la carpeta de "Proyectos" es muy grande, lo que puedes hacer es guardar esos documentos en el archivero o en otra parte, y dentro de la carpeta "Proyectos" incluir una lista con los "proyectos próximos a realizar". Esta lista revísala por lo menos tres veces por semana, de tal forma que puedas realizar todo lo que tienes pendiente y que no se acumule ni el trabajo ni los papeles.
4. Los auxiliares
De seguro has sentido la necesidad de interrumpir tus labores para ir a buscar una pluma. Por ello, ten la seguridad de contar por lo menos con un cajón en tu escritorio en donde cuentes con todos los insumos necesarios para trabajar sin interrupciones, como engrapadora, quita grapas, plumas, lápices, marca textos, libreta, regla, tijeras, entre otros.
De igual forma, asigna una repisa o cajón para los suministros de repuesto que tarde o temprano necesitarás como tinta para la impresora, papel para imprimir, y carpetas. Ve llevando un control de tus artículos de papelería y haz una lista de lo que necesitas comprar para evitar tener que salir corriendo a buscar algo e interrumpir tus labores.
Por último, el área de trabajo no tiene por qué ser fría o aburrida. Si el espacio te lo permite, coloca una o dos fotos de tus seres queridos y una planta. Lo más importante es que en tu área de trabajo te sientas cómodo y que el orden te ayude a fluir en tus labores cotidianas.
